Elektronischer Rechtsverkehr

Zugangseröffnung

Der Bezirk Oberfranken eröffnet gemäß Art 16 Bayerisches Digitalgesetz (BayDiG) und Art 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) den Zugang für die Übermittlung digitaler sowie ggf. schriftformersetzender Dokumente nach folgenden Rahmenbedingungen:

Zugänge hierfür sind

• E-Mail-Adressen
• Kontaktformulare
• das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo),
• Online-Formulare (derzeit noch in Vorbereitung)

Ein De-Mail-Zugang ist nicht eröffnet.

Für die Einlegung eines Rechtsbehelfs (Widerspruch) in elektronischer Form gegen einen Bescheid des Bezirks Oberfranken beachten Sie bitte auch unsere Hinweise unter Widerspruchseinlegung in elektronischer Form.

I. Formfreie Schreiben

1. Einfache E-Mail

Für die Übermittlung von einfachen, nicht schriftformgebundenen Nachrichten und/oder nicht vertraulichen („datenschutzsensiblen“) Inhalten können Sie aus Ihrem persönlichen E-Mail-Programm eine „übliche“ E-Mail an poststelle@bezirk-oberfranken.de senden.

Sie können ebenso das einfache Kontaktformular auf unserer Internetseite verwenden.

Für Nachrichten und Erklärungen, für die z.B. aus gesetzlichen Gründen die Schriftform erforderlich ist, ist diese einfache E-Mail allerdings nicht ausreichend und nicht rechtswirksam. Vertrauliche oder datenschutzsensible Inhalte werden ohne gesonderte Verschlüsselung ggf. nicht ausreichend geschützt.

Ausnahme:
Gem. Art 3a BayVwfG kann die Schriftform auch durch einfache E-Mail erfüllt werden, wenn das entsprechende elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur – qeS – versehen ist. Allerdings ist damit keine automatische Verschlüsselung der Nachricht verbunden, sodass die Übersendung von vertraulichen oder datenschutzsensiblen Dokumenten nicht völlig sicher ist.

Bitte beachten Sie auch, dass wir aus Gründen des strengen Sozialdatenschutzes häufig nicht mit einer solchen einfachen E-Mail antworten können, insbesondere sobald persönliche oder andere datenschutzsensible Daten in der Mail enthalten sind. Mit Ihrem Einverständnis können wir mit „Secure-Webmail“ antworten. Eine solche Mail können Sie sehr einfach öffnen, indem Sie sich bei erstmaligem Empfang registrieren. (vgl. im Übrigen unten Ziff. 2).

2. Verschlüsselung mit „Secure-Webmail“

Zum Senden vertraulicher bzw. datenschutzsensibler Inhalte an den Bezirk Oberfranken können Sie auch ohne eigene Installation von S/MIME oder PGP die verschlüsselte „Secure-Webmail“ verwenden.

Für Informationen hierzu lesen Sie bitte unsere Hinweise zur Nutzung von „Secure-Webmail“ oder wenden Sie sich an Ihre Sachbearbeiterin oder Ihren Sachbearbeiter oder an poststelle@bezirk-oberfranken.de bzw. Telefon 0921 7846-0.

Sie haben bereits eine Registrierung für unseren Secure-Webmail-Zugang oder möchten sich neu registrieren und einen Zugang eröffnen?
Dann gelangen Sie hier zur Anmeldeseite: https://securemail.bezirk-oberfranken.de.

3. Verschlüsselung mit S/MIME oder PGP

Sofern Sie in Ihrer IT-Infrastruktur für die Verschlüsselung Ihrer E-Mails bereits S/MIME oder PGP eingerichtet haben, können Sie dies auch zur sicheren Kommunikation (nicht automatisch schriftformersetzend!) verwenden. Bitte nehmen Sie dazu kurz mit unserer IT-Stelle Kontakt auf. 

II. Formgebundene Schreiben mit Schriftformersatz und/oder vertrauliche bzw. datenschutzsensible Unterlagen

1. Sicheres Kontaktformular mit Bayern-ID

Mit der Bayern-ID können Sie verschlüsselt sicher mit uns in Kontakt treten. Je nach Authentifizierungsart („Vertrauensniveau“) wird mit dem „sicheren Kontaktformular“ auch die ggf. erforderliche Schriftform auf elektronischem Weg erfüllt.

Die Bayern-ID ist ein Nutzerkonto im Sinne von § 3 Abs. 2 Online-Zugangsgesetz – OZG. Für die Nutzung der Bayern-ID ist einmalig eine Registrierung und später jeweils eine Anmeldung erforderlich. Es stehen Ihnen grds. die folgenden verschiedenen Authentifizierungsarten zur Verfügung:

• Basisregistrierung – mit Benutzername/Passwort
• „Substantiell“ – mit Ihrem ggf. schon vorhandenen ELSTER-Zugang
• Hoch – mit Ihrem Personalausweis mit elektronischer Ausweisfunktion, der eID-Karte für EU-Bürger, elektronischer Aufenthaltstitel für Nicht-EU-Angehörige

Mit dem Vertrauensniveau „Substantiell“ und „Hoch“ sind für bayerische Verwaltungsleistungen auch schriftformersetzende Erklärungen rechtswirksam möglich*⁾ („digitales Unterschreiben“). Die Basisregistrierung ermöglicht jedenfalls nur den verschlüsselten Kontakt ohne Schriftformersatz.
*) Auch bei Nutzung der Bayern-ID kann im Einzelfall (z.B. bei Gerichten oder Bundes-Verwaltungsleistungen) die Anmeldung ausschließlich unter Vertrauensniveau „hoch“ vorgesehen sein.

Näheres hierzu unter https://id.bayernportal.de/de/faq

Unter „sicheres Kontaktformular“ werden Sie direkt zur Anmeldung bei der Bayern-ID geleitet. Hier können Sie in einem Kontaktformular eine Textnachricht hinterlassen (bis zu 1000 Zeichen) und/oder vollständige Schreiben bzw. weitere Dokumente als Datei-Upload einreichen. (Die dort vorgesehene Antwortfunktion ist aus technischen Gründen, die nicht in unserem Verantwortungsbereich liegen, derzeit leider nicht möglich.)

2. Besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo)

Der Bezirk Oberfranken betreibt ein besonderes elektronisches Behördenpostfach, mit welchem verschlüsselte und schriftformersetzende Kommunikation erfolgt. Dieses Postfach ist auch für Privatpersonen und Unternehmen/Verbände u. Vereine unter folgenden Einrichtungen erreichbar:

a.) elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach – „eBO“

Mit dem eBO können insbesondere (Berufs-)Betreuer und Unternehmen am rechtswirksamen elektronischen Rechtsverkehr mit Gerichten und Behörden sowie Rechtsanwälten und Steuerberatern teilnehmen. Für diese Nutzung ist grds. eine kostenpflichtige Software und eine rechtssichere Registrierung erforderlich. Vgl. hierzu auch „Sicherer Übermittlungsweg für Bürgerinnen und Bürger sowie Organisationen (juristische Personen und nichtrechtsfähige Personenvereinigungen)“.

b.) "Mein Justizpostfach – MJP"

Seit dem 12. Oktober 2023 ist die Nutzung von „Mein Justizpostfach – MJP“ – zunächst im Pilotbetrieb – für Privatpersonen kostenfrei möglich. Dieses elektronische Postfach ist vergleichbar mit der Bayern-ID. Allerdings ist die Nutzung von der vorherigen Einrichtung und Registrierung einer Bund-ID (ebenfalls ein Nutzerkonto i.S.v. § 3 Abs. 2 OZG) abhängig. Abweichend von der Bayern-ID ist mit diesem Postfach auch für Privatpersonen zusätzlich eine elektronische Kommunikation mit Rechtsanwälten, Notaren und Steuerberatern möglich. Eine Kommunikation zwischen einzelnen Nutzern des MJP untereinander bzw. mit Nutzern des eBO ist nicht vorgesehen. Die Nutzung ist ausschließlich mit Anmeldung unter dem Vertrauensniveau „Hoch“ mit elektronischem Personalausweis bzw. eID-Karte für EU-Bürger möglich.

In beiden Nutzungsarten ist neben ggf. weiteren Dokumenten auch die jeweilige Nachricht als eigenes Textdokument in der Regel als PDF- Datei hochzuladen. Ein Textfeld für (Kurz)-Nachrichten ist hier nicht vorgesehen.

3. Online-Antragsformulare

Diese befinden sich derzeit in Vorbereitung.

III. Technische Rahmenbedingungen

Damit wir Nachrichten und Dokumente, die Sie an die Haupt- und Sozialverwaltung des Bezirks Oberfranken sowie an seine Einrichtungen senden, bearbeiten können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Für schriftformersetzende Übertragungen (insbesondere über eBO, MJP) ist grundsätzlich das *.pdf-Format zu verwenden. Es gelten insoweit die Vorschriften der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV – in Verbindung mit der jeweiligen Bekanntmachung des Bundesministeriums der Justiz zu § 5 der ERVV:

Derzeit: PDF einschließlich PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/U

Es dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (Makros) enthalten sein. Anlassbezogen (z. B. Virenangriff) können weitere Formate gesperrt werden.

Weitere Dateiformate oder Versionen dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle verwendet werden.

1. E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP; MIME) entsprechen und in Westeuropa gängige Zeichensätze verwenden.
2. Dateianhänge (sog. Attachments) werden in folgenden Dateiformaten und Versionen akzeptiert:
   • Portable Document Format – ohne Kennwortschutz (*.pdf)
   • Word für Windows (*.docx, ab Version 2007)
   • Excel für Windows (*.xlsx, ab Version 2007)
   • Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
   • Graphics Interchange Format (*.gif)
   • Tag Image File Format (*.tif)
3. Dateigrößen (technisch bedingt):
   • E-Mails (inkl. Anhänge) nicht mehr als 20 Megabyte
   • Sicheres Kontaktformular (Bayern-ID): Anlagen nicht größer als 7 Megabyte
   • eBO und MJP: maximal 1000 Anhänge mit insgesamt 200 Megabyte
   • Für größere Dateien nutzen Sie bitte unseren Online-Speicher-Dienst. Bitte wenden Sie sich für Informationen an Ihre Sachbearbeiterin oder Ihren Sachbearbeiter oder an poststelle@bezirk-oberfranken.de bzw. Telefon 0921 7846-0
4. Zur Gewährleistung der Verarbeitbarkeit elektronischer Dokumente werden Nachrichten mit dem Anhang „winmail.dat“ nicht angenommen.
5. Zur Vermeidung von Spam-Mails verwenden wir eine Software zur Identifizierung unerwünschter E-Mails. Durch diesen Prüfmechanismus können Ihre E-Mails abgewiesen werden, wenn diese durch bestimmte Merkmale als Spam identifiziert wurden.
6. Haben Sie die Kommunikation auf elektronischem Weg eröffnet, gehen wir davon aus, dass die weitere Kommunikation in der betreffenden Angelegenheit auf diesem Wege abgewickelt werden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
7. Wir weisen Sie darauf hin, dass bei Übertragung unverschlüsselter E-Mails und Daten, diese von Unbefugten zur Kenntnis genommen und auch verfälscht werden können.
8. Wir empfehlen Ihnen, auch bei verschlüsselter E-Mail-Kommunikation in der Betreffzeile keine personenbezogenen Daten zu übermitteln, da diese generell von der Verschlüsselung ausgenommen ist.